Wozu E-Mail Archivierung? (Teil2)

Darüber hinaus besteht natürlich die Möglichkeit, wichtige Systeme HOCHVERFÜGBAR zu gestalten. Hochverfügbarkeit (HA - High Availability) bietet eine Verfügbarkeit von 99,999%. Das bedeutet eine maximale Ausfallzeit von 5 Minuten pro Jahr und damit praktisch den Wert 0 (Null) für RPO und RTO. Aufgrund der relativ hohen Investitionskosten sind HA-Systeme jedoch für kleinere Unternehmen eine, nur schwer finanzierbare Option und können darüber hinaus ein regelmäßiges Backup nicht ersetzen. Backup ist schließlich der einzige Schutz bei Softwarefehlern oder bei Angriffen durch Schadsoftware (Ransoware).

Kurze Backup-Intervalle (inkrementelle Backups) - so funktioniert es

Wie oben erläutert, kann die Gefahr eines Datenverlustes mit kurzen Backup-Intervallen minimiert werden. Da dieses Backup im laufenden Betrieb erfolgen muss, beispielsweise stündlich, werden bei diesem Backup nicht alle Daten, sondern nur die Änderungen der letzten Stunde gesichert. Solche Backups werden als „inkrementelle“ Backups (incremental Backups) bezeichnet und können aufgrund der geringen Datenmenge sehr rasch und praktisch ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebes durchgeführt werden.

Obwohl jedes dieser inkrementellen Backups für sich gesehen, also isoliert betrachtet, eigentlich nur Datenfragmente beinhaltet, entsteht gemeinsam mit dem jeweils letzten vollständigen Backup (Full-Back) eine Backup-Kette. Bildlich gesprochen werden die inkrementellen Backups wie die Auflagen eines Sandwichs übereinander gestapelt und bilden damit eine große Anzahl an Wiederherstellungspunkten auf die im Bedarfsfall zurückgesetzt werden kann.

Sehr kurze Intervalle mit inkrementellen Backups erzeugen verständliche Weise ein Vielzahl an kleinen Dateien. So generiert das obige Beispiel eines stündlichen Backups bereitd eine Backup-Kette mit einem großen Full-Backup und 50 kleinen inkrementellen Backup-Dateien pro 5-Tage Arbeitswoche. Da die Länge solcher Backup-Ketten den Wiederherstellungsprozess negativ beeinflusst, d.h. verlangsamt, ist eine sogenannte Konsolidierung nach spätestens 150 inkrementellen Backups notwendig. Durch die Konsolidierung entsteht ein neues Full-Backup mit dem Zeitstempel des letzten inkrementellen Backups.

Die gebräuchliche Praxis ist daher

1. die Konsolidierung inkrementeller Backups 1x pro Woche zu einem Full-Backup
2. die Aufbewahrung dieser wöchentlichen Full-Backups aus den letzten 1 bis max. 3 Monaten

Ein Backup von letzter Woche ist möglicher Weise bereits wertlos!

Zur Erinnerung, hier ist die Rede von transaktionsorientierten Systemen, die auf der Basis mehrere zueinander in Abhängigkeit stehender Datenbanken basieren (siehe strukturierte Daten). Bei all diesen Systemen sinkt der Wert einer Backup-Kopie proportional zur Anzahl der verwendeten Datenbanken und Transaktionen.

Leicht verständlich wird dieser Umstand, wenn Sie sich ein komplexeres Warenwirtschaftssystem (ERP-System) vorstellen. Auch bei einer nur durchschnittlichen Transaktionsfrequenz von wenigen hundert Transaktionen pro Tag, ist das Backup von letzter Woche höchstwahrscheinlich bereits bedeutungslos und wird eigentlich nur für ein absolutes „Worst-Case-Szenario“ aufbewahrt. Verbunden mit der Hoffnung, nie auf das Backup von letzter Woche rücksetzen zu müssen, da das „Nachführen“ aller Transaktionen der letzten 7 Tage, wie z.B. erhaltene Bestellungen, Lagerzugänge, getätigte Lieferungen, durchgeführte Preis-Updates, uvm. bereits praktisch unmöglich wäre. Deshalb sind Hochverfügbare-Systeme auch bereits bei vielen mittelständischen Unternehmen im Einsatz, um einen 24x7x365 Betrieb zu gewährleisten.

Bei einem E-Mail-System ist die Situation natürlich bei weitem nicht so dramatisch, da sich die möglichen Transaktionen auf GESENDETE und EMPFANGENE NACHRICHTEN beschränken. Trotzdem sollten die bisherigen Ausführungen bereits eines deutlich gemacht haben.

Durch ein möglichst granulares Backup Ihrer Datenbank-basierenden Systeme reduzieren Sie das Risiko eines Datenverlustes und minimieren mögliche, durch Systemausfälle bedingte Betriebsunterbrechungen.

Eine Langzeitarchivierung mit Backups ist zwar grundsätzlich nicht unmöglich aber mit erheblichen Aufwand und Kosten verbunden, was wir abschließen anhand einiger Beispiele verdeutlichen möchten und damit zum eigentlich Thema dieser Beiträge zurückkehren.

Wozu E-Mail Archivierung .. wir haben doch ein Backup?

Betrachten wir dazu den Problembereich „gelöschte (verschwundene) E-Mails“

Bei der Fülle an E-Mails, erwünschten und unerwünschten, kann es schnell einmal passieren, dass E-Mails irrtümlich gelöscht werden. Sofern nicht gleich mit dem „Endgültigen Löschen“ (Shift+Entf) agiert wurde, befinden sich die gelöschten Mails noch im Ordner „Gelöschte Elemente“ und lassen sich von jedem Benutzer ganz einfach wieder zu den aktuellen Mails verschieben.

Sind die E-Mails auch nicht mehr im Ordner „Gelöschte Elemente“ vorhanden, wird die Wiederherstellung bereits komplizierter und kann auch bereits Kosten verursachen, wenn beispielsweise im Unternehmen kein kundiger Administrator zur Verfügung steht.

Wie bereits erwähnt, sind ja die einzelnen Mails keine separaten „physisch angreifbare“ Dateien, wie zum Beispiel ein Text- Dokument, sondern stecken als Datensatz irgendwo in den Datenbanken. Verständlicher Weise hat der „einfache User“ nur einen eingeschränkten Zugriff auf diese Datenbanken, nämlich nur Zugriff auf sein eigenes Postfach. Über höhere Berechtigung verfügen eben nur Systemadministratoren oder externe Spezialisten, die nun entsprechende Hilfe leisten müssen.

Im günstigen Fall wurde beim E-Mail-System ein Journal-Postfach eingerichtet, das automatisch eine Kopie jeder empfangenen bzw. gesendeten E-Mail unabhängig und zusätzlich zum Benutzerpostfach enthält. Aus diesem Journal-Postfach kann der Administrator die irrtümlich gelöschten E-Mails für den Benutzer dann wieder herstellen. Allerdings handelt es sich bei diesem sogenannten „Journaling“ um eine gesondert zu konfigurierende Option bei E-Mail-Systemen, auf die mangels Kenntnis oder aber auch absichtlich verzichtet wird. Der Grund für den Verzicht auf ein ´aktiviertes Journaling´ ist oftmals die Beeinträchtigung der System-Performance oder knappe Kapazitäten auf kleineren oder älteren E-Mail-Servern.

Ohne aktiver Journaling-Funktion ist dann eine Wiederherstellung gelöschter E-Mails nur mehr mit Hilfe eines Backups möglich, was dann bereits mit entsprechend mehr Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist.

Waren es relativ aktuelle Mails, vom gleichen Tag, von letzter Woche oder letzten Monat, bleibt der Aufwand auch noch in absehbaren Grenzen, da sich der Administrator dann gezielt mit dem Backup von gestern, letzter Woche oder letzten Monat befassen kann.

Wirklich kompliziert kann es allerdings werden, wenn beispielsweise ein Geschäftsfall von vor 2 Jahren rekonstruiert werden muss. Hier ein mögliches Szenario:

Frage Nr. 1, 2 und 3 können wir an dieser Stelle natürlich nicht beantworten. Zu Frage 4 und Frage 5 geben wir Ihnen allerdings gerne folgende Antwort.

GRUNDSÄTZLICH JA, ABER NICHT SINNVOLL, WEIL BACKUP EBEN BACKUP UND NICHT ARCHIVIERUNG BEDEUTET.

Um für diese Anforderungen ein möglicherweise passendes Backup zu haben, müssten Sie nämlich von allen Monaten ein Backup über viele Jahre hinweg aufbewahren. Bei einem E-Mail-System mit einem fiktiven, d.h. immer gleich bleibenden Speicherbedarf von 3TB bedeutet das für 2 Jahre bereits eine zusätzlich notwendige Speicherkapazität von 72TB (3TBx12x2), bei 5 Jahren bereits 180TB (3TBx12x5) usw.

Mit einem E-Mail-Archivierungssystem wie MailVault wird das Datenvolumen ständig komprimiert bzw. dedupliziert und benötigt im Durchschnitt lediglich 10% der obigen Kapazitäten. Mit MailVault profitieren zu günstigen Kosten noch von vielen anderen Vorteilen, wie z.B.